Em setembro de 2015 o Arquivo Central do Sistema de Arquivos implantou o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/Unicamp), substituindo o Sistema de Protocolo, já em obsolescência (1993). O sistema permite a gestão de processos, dossiês e documentos avulsos produzidos pela Universidade, inclusive com funcionalidades de produção, registro, captura, trâmite, acesso e armazenamento confiável de documentos digitais. Baseou-se em requisitos funcionais de protocolo, arquivo e tramitação, além de requisitos funcionais e técnicos reconhecidos por entidades nacionais e internacionais de gestão e preservação da autenticidade de documentos. A arquitetura WEB de desenvolvimento está baseada em ferramentas não proprietárias. A implantação e o desenvolvimento ocorrem de forma modular, com equipes integradas por agentes de negócio e de informática do Arquivo Central/SIARQ, com envolvimento de agentes de 82 unidades/órgãos, responsáveis pelos Protocolos/Arquivos e do Centro de Computação (CCUEC) que disponibiliza ambientes de homologação/produção. Os primeiros módulos implantados já permitiram ampliar a abrangência dos registros documentais, das funcionalidades de gestão, do acesso e dos usuários, além de gestão da produção, da captura e do armazenamento de documentos digitais, incluindo a assinatura eletrônica. Foram capacitados 1070 agentes em 25 oficinas, resultando no recadastramento de 1700 usuários. A migração de 18 milhões de registros permitiu a desativação total do sistema legado. O gerenciamento completo de documentos digitais, incluindo a interoperação entre sistemas e uma solução de processo eletrônico/digital, é o foco dos módulos que vêm sendo desenvolvidos para serem implantados em 2016, para uso das unidades e órgãos, contribuindo com o atendimento ao Planes/Unicamp 2016-2020.

Os prontuários eletrônicos do paciente (PEP) são mais do que um repositório de informações e provas relativas à assistência em saúde, são fontes de informação para a pesquisa, para a gestão e para a memória da sociedade. Considerados documentos arquivísticos digitais, a preservação desta informação, produzida e mantida por instituições de saúde ao longo do tempo, é fundamental para garantir a qualidade da assistência, da eficiência em diagnósticos e tratamentos e dos direitos dos pacientes. Dentre os mecanismos tecnológicos existentes para apoiar a preservação de documentos em meio digital ao longo do tempo está o da associação de metadados, desde o momento de sua produção até sua destinação final. É de fundamental importância que instituições produtoras e detentoras de documentos digitais de caráter arquivístico determinem estratégias consolidadas de preservação digital, atendendo à adoção de métodos e tecnologias que integrem a preservação física, lógica e conceitual dos documentos digitais, utilizando-se dos metadados como insumo primordial para o desenvolvimento dessas estratégias.O presente trabalho tem como objetivo responder a seguinte questão de pesquisa: quais são os metadados necessários para assegurar a preservação digital de prontuários eletrônicos do paciente, pelo tempo que for necessário, e como esses metadados podem ser organizados em uma ontologia? A partir de uma revisão de literatura foi definido um conjunto de metadados visando à preservação dos documentos (que pode ser aplicado tanto para os natos digitais quanto para os digitalizados) que compõem os PEPs, utilizando como modelo o Clinical Document Architecture (CDA) e os metadados do e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Uma ontologia foi proposta para formalizar esses conceitos e cenários hipotéticos foram elaborados para sua validação, representando os principais aspectos associados à definição de metadados para a preservação de documentos clínicos, buscando relacionar assim as áreas de Engenharia da Computação, de Arquivologia e da Saúde.Essa ontologia poderá ser utilizada por desenvolvedores para estabelecer e avaliar a presença de metadados e estratégias de preservação nos PEPs produzidos e gerenciados por sistemas de saúde. Além disso, poderá também orientar gestores e responsáveis pelo estabelecimento de políticas para a definição de normas e procedimentos específicos para a preservação de PEPs.

Em 2015, no processo de implantação do novo sistema para gestão dos processos/dossiês produzidos pela Universidade, o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/Unicamp), foi necessário migrar dados do antigo Sistema de Protocolo, em uso desde 1993. Para isso, foi elaborado um projeto utilizando o Pentaho Data Integration, ferramenta open source de ETL (Extract Transform Load) para extração, transformação e carregamento de dados. Devido ao grande volume de dados do sistema legado, foram desenvolvidas 71 transformações para migração gradual e parcial dos dados. Após modelagem das transformações e realização de vários testes, a execução da migração de cerca de 18 milhões de registros levou pouco mais de 3 dias para ocorrer. Os resultados obtidos foram: recuperação dos dados do sistema legado no atual sistema de gestão de processos/dossiês; continuidade dos trabalhos no novo sistema sem interrupção ou necessidade de ter dois sistemas para controle; migração de aproximadamente 780 mil dados de processos/dossiês, de 5 milhões de dados de trâmites de processos/dossiês e de 11 milhões de registros de históricos de ocorrências de processos/dossiês; custo zero na aquisição da ferramenta com o uso da versão Community; desativação total do sistema legado, que fazia uso de ambiente com ferramentas proprietárias. Até o momento não foram encontrados problemas nos dados migrados. Todas as áreas, unidades e órgãos que utilizam o atual Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, SIGAD/Unicamp, foram beneficiados com a execução desse trabalho, além de 344 unidades de protocolo e arquivo, que envolvem aproximadamente 1600 agentes cadastrados para a gestão documental.

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