This paper discusses the implementation of Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) in an effort to facilitate access to the Case Records as a form of court institution

Arsip keluarga merupakan rekaman kegiatan dan atau informasi yang diciptakan atau disimpan oleh keluarga dalam berbagai bentuk media sesuai perkemabngan jaman dan berguna bagi kegiatan keluarga. Perhatian terhadap arsip keluarga sering luput dari perhatian kita, dan tidak mendapatkan perlindungan yang layak. Berangkat dari kegelisahan pada kemungkinan bencana dan resiko yang hadir di Indonesia, peneliti merasa perlunya ada sosialisasi tentang pentingnya arsip keluarga dan upaya perlindungan terhadap arsip-arsip tersebut. Dalam penelitian ini, peneliti mencoba mengamati tentang upaya perlindungan arsip keluarga melalui metode digitisasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Studi kasus yang dimaksudkan adalah dengan meneliti secara mendalam terhadap kecenderungan perilaku keluarga di Dusun Punukan, Wates, Kulon Progo dalam melakukan pengelolaan arsip keluarga.Penelitian ini menghasilkan beberapa temuan berupa pelajaran penting yag didapatkan yang bisa digunakan sebagai contoh bagi daerah-daerah lainnya. Beberapa pelajaran tersebut yaitu pertama; kesadaran pengelolaan arsip perlu dibangun sedari dini; kedua; perlu ada peran serta dinas arsip dan perpustakaan setempat dalam upaya sosialisasi kesadaran pengelolaan arsip; ketiga; literasi informasi masyarakat yang masih terbatas sangat menghambat pemahaman tentang urgensi pengelolaan arsip; keempat; media penyimpanan arsip masih sangat terbatas. Sehingga peranan program pengabdian masyarakat Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM selama 3 tahun di Dusun Punukan, Wates , Kulon Progro sangatlah bermanfaat.

Aplikasi e-surat, saat ini sudah menjadi aplikasi yang menjadi bagian utama dalam kegiatan organisasi.Bahkan, tanpa aplikasi ini pengurusan surat dalam sebuah organisasi akan berjalan lambat. Kebutuhan akankompetensi pengoperasian aplikasi e-surat menjadi bahan wajib bagi pengelola kearsipan terutama manajemenrekod. Pengurusan surat secara elektronik melalui aplikasi e-surat harus tetap berpedoman pada kaidahdisiplin ilmu kearsipan, baik dalam pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Peranan dari tiga hal unityang berada dalam organisasi yang perlu diperhatikan yaitu Unit Kearsipan sebagai pengelola kearsipandalam suatu organisasi. Kemudian Pimpinan, Kepala Bidang dan Kepala Unit Pengolah sebagai penentuarah distribusi surat, pengesah surat dan kontrol utama dalam organisasi. Terakhir Unit Pelaksana/Pengolahsebagai pelaksana informasi surat dan awal terciptanya surat keluar. Penelitian ini menggunakan menggunakanmetode kualitatif induktif. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dokumentasi dankajian literatur. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data dan verifikasi. Tekniktriangulasi data digunakan untuk melakukan proses validasi agar data yang ditemukan memiliki kredibilitas.Hasil kajian menunjukkan bahwa program perancangan standar aplikasi e-surat merupakan jawaban tepatuntuk menjawab kondisi tersebut. Selayaknya program perancangan standar aplikasi berbasis kearsipan ini tidakhanya sekedar meningkatkan kompetensi pengelola kearsipan agar mampu mengoperasikan saja, melainkanjuga memberikan jalan sebagai acuan dalam menilai aplikasi berbasis kearsipan yang ada.