Deciphering event logs in SharePoint Server: A methodology based on process mining

Abstract

Nowadays, the information systems are an indispensable resource for the organizations. The processes that are managed through these systems most of the time are hard to understand, maintain and improve. The data associated to the process becomes the main source and input to do all types of analysis. Process Mining allows the extraction of useful knowledge from the generated information of the corporate systems.This work suggests a methodology based on process mining to execute process support analysis of a corporate intranet implemented in SharePoint Server. With the extracted information it is possible to do analysis from several perspectives. The obtained results allow administrators of this type of technology platforms to evaluate the techniques used and generate benefits. The methodology was applied in a case study for a Retail client, besides doing an exploratory analysis of the data for two additional clients in the Industrial Safety industry in Chile. I. INTRODUCCIÓNLas tecnologías de información se han convertido en un recurso indispensable en las operaciones diarias de una organización. Con ello, se tiene el desafío de contar con aplicaciones de software que funcionen de manera integrada y en donde se pueda almacenar información relacionada con los procesos organizacionales que se ejecutan. Sin embargo, la información que se registra sobre la ejecución de los procesos no siempre se analiza más a fondo o se utiliza para generar oportunidades de mejora que impacten en la calidad de sus procesos.El poder conocer mejor los procesos de negocio se convierte en una oportunidad que pueden aprovechar las empresas para trabajar mejor sus procesos de acuerdo a las necesidades reales que se tienen. Para diseñar y trabajar con procesos de negocio, las organizaciones pueden recurrir a lo que se conoce como Business Process Management (BPM). BPM es una metodología en donde se integran un conjunto de herramientas de software, técnicas, métodos y disciplinas de gestión que se encargan de administrar y mejorar los procesos de negocio [1]. Adoptar la implementación de esta metodología corporativa en una organización ha traído grandes beneficios en lo que se refiere a la gestión de procesos según lo reportado en [2].La minería de procesos (process mining) ha emergido como una nueva disciplina que integra la inteligencia de máquina, la minería de datos, el modelamiento y el análisis de procesos. Debido a ello, es posible llegar a descubrir, supervisar y mejorar procesos de negocios de una organización mediante la extracción de conocimiento desde registros de eventos (conocidos como logs de eventos) que se encuentran en los sistemas de información corporativos [3]. Mediante los logs de eventos se puede realizar el descubrimiento de modelos y además analizar cuál es la cercanía que tienen con respecto a cómo se ejecuta un proceso en la realidad versus lo que se tiene definido en los modelos preexistentes. Existen algunas técnicas para realizar minería en los procesos de negocios, tales como las presentadas en [4]. Estás técnic...

Social Collaboration Analytics for Enterprise Collaboration Systems: Providing Business Intelligence on Collaboration Activities

“…Atlassian Confluence/Jira). Future plans include the application of process mining to ECS (an established concept in business process management [38], [39]) in order to visualize collaboration scenarios [40], [41]. Further, we will try to apply methods from text mining [42] to ECS in order to identify topics of interest.…”