Et rammeverk for koordinering i storskala smidig systemutvikling

Abstract

Digitaliseringen i offentlig sektor fører ofte med seg store IT-systemer som utvikles og driftes av mange team, ofte ved å benytte smidige utviklingsmetoder. I slike storskala settinger er god koordinering avgjørende på grunn av avhengigheter mellom teamene som kan senke farten og kvaliteten på leveransene. For å håndtere avhengigheter brukes koordineringsmekanismer som for eksempel sørger for informasjonsflyt og at ressurser er tilgjengelig på rett sted til rett tid. Denne artikkelen presenterer funn fra et feltstudium gjennomført over halvannet år fra 2018 til 2020 av en storskala offentlig bedrift som benyttet smidige utviklingsmetoder. I løpet av feltarbeidet observerte vi 118 møter og holdt 37 intervjuer på tvers av organisasjonsnivåer. Vi fant 47 koordineringsmekanismer som bidro til å håndtere avhengigheter mellom team i case-organisasjonen. Studiens hovedbidrag er et rammeverk for å kartlegge koordinering i storskala smidig systemutvikling bestående av fire trinn: 1) kartlegging av koordineringsmekanismer gjennom kategoriene koordineringsmøter, -roller og -verktøy, 2) analyse av hvordan mekanismene håndterer avhengigheter, 3) analyse av endringer i koordinering, og 4) utforming av koordineringsstrategier. Rammeverket er kontekstuavhengig og utformet slik at organisasjoner kan bruke det i egen kontekst for å få innsikt i om koordineringsmekanismene fungerer som de skal, eller om det er behov for å justere eller skifte ut mekanismer, for å få bedre innsikt i egne koordineringsbehov og hva som skal til for å møte dem. Abstract in English Digitalization in the public sector often involves large IT systems that are developed and operated by many teams, often using agile development methods. In such large-scale settings, good coordination is essential due to dependencies between the teams that can reduce the speed and quality of the deliveries. To manage dependencies, coordination mechanisms are used to, for example, ensure information flows and that resources are available in the right place at the right time. This article presents findings from a one-and-a-half-year field study in a large-scale agile development program in a public company from 2018-2020. During the fieldwork, we observed 118 meetings and conducted 37 interviews across organizational levels. We found 47 coordination mechanisms that helped manage dependencies between teams in the case organization. The study's main contribution is a framework for mapping large-scale coordination in an agile manner consisting of four steps: 1) mapping coordination mechanisms through three categories: coordination meetings, roles, and tools; 2) analysis of how the mechanisms handle dependencies; 3) analysis of changes in the organization and in the coordination mechanisms; and 4) formulating coordination strategies. The framework is context-independent and designed so that organizations can use it in their own context to gain insight into whether the coordination mechanisms are working as they should or whether there is a need to adjust or replace mechanisms, and thus increase insight into their coordination needs and requirements for meeting them.