Finders, keepers? The present and future perfect in support of personal information management

Jones, William

doi:10.5210/fm.v9i3.1123

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“…Selon Jones (2004), la dénomination des classes, une tâche souvent effectuée rapidement dans un contexte de travail, peut être une des raisons qui motive l'emploi de titres courts, souvent abrégés et pas toujours significatifs pour une tierce personne (par exemple, « nn » ou « nnn »). Les employés interrogés n'hésitent pas à désigner leurs classes par des acronymes ou des « bouts de noms » qui sont facilement reconnaissables et significatifs au niveau institutionnel (par exemple, « BRI » pour « Bureau de la recherche institutionnelle ») ou au sein d'une même unité (par exemple, « CO » pour « Communautaire »).…”

Section: Analyse Structurelle Et Conceptuelle Des Intitulés Des Classunclassified

Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d’analyse et de discussion

Mas

2015

documentation

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Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Le premier objectif de notre recherche doctorale était de décrire les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. La caractérisation de schémas de classification personnels nous a permis d’approfondir notre connaissance des schémas de classification personnels sur les plans structurel, logique et sémantique. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques communes à une majorité de schémas de classification personnels dont leur macrostructure étendue, leur structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, le regroupement par thème, l’ordre alphabétique des classes. L’identification de traits communs suggère un certain décalage entre les caractéristiques des schémas de classification personnels et les caractéristiques des schémas de classifications institutionnels, conçus par des professionnels de la gestion des documents et des archives. Ce décalage permet de mieux comprendre la réticence de certains employés à utiliser les schémas de classification institutionnels pour l’organisation des documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct.The staff of an organization often uses a personal classification system to organize the electronic administrative records over which they have control, making it difficult for other members of the same organization to find these documents. There is also the risk of loosing documents. The objective of this doctoral research project was to describe the characteristics of 21 classification systems used to organize and classify the electronic administrative records by the employees of the Université de Montréal. The characteristics of these personal classification systems allowed a better understanding of their structures, logic and semantics. The results show that several of their characteristics are shared by a majority of systems, namely their extended macro-structure, the fact that they are shallow, complex and unbalanced, and that they use thematic grouping and alphabetical order of classes. The identification of shared traits suggests a gap between the characteristics of personal classification systems and institutional classification systems developed by records management professionals and archivists. This gap explains the resistance of certain employees when it comes to using institutional systems for the electronic administrative documents under their control.Los empleados de los organismos suelen utilizar esquemas personales de clasificación para organizar documentos electrónicos que se encuentran bajo su control directo, lo que origina una dificultad para otros empleados a la hora de localizar estos documentos y una posible pér...

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Section: Analyse Structurelle Et Conceptuelle Des Intitulés Des Classunclassified

Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d’analyse et de discussion

Mas

2015

documentation

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“…A great number of resource pages have been published; yet, we seem to know little about who creates them, why are they created, what practices are followed, who uses them and for what purpose? While much literature relates to this activity, including personal information management (e.g., Jones, 2004), information architecture (e.g., Garrett, 2002;Rosenfeld & Morville, 2002), and website design (e.g., Van Duyne et al, 2003), research has not addressed resource pages as a specific genre. This omission in the literature is puzzling.…”

Section: Bibliographic Work By Non-professionalsmentioning

confidence: 99%

Collaborative bibliography

Hendry

Jenkins²,

McCarthy³

2006

Information Processing & Management

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“…The observation has prompted Jones (W. Jones, 2004) to speculate on the possible value of a Personal Unifying Taxonomy (PUT). A person's PUT would be developed after a review, as guided by a trained interviewer, of organizations for email, e-documents, paper documents, web references and other forms of information.…”

Section: Integration Through Organizing Techniques and Strategiesmentioning

confidence: 99%