Mapeamento de processos na BU/UFSC: aplicação do framework GC@BU

Abstract

O conhecimento humano necessita ser capturado, organizado e disponibilizado para tornar-se recuperável e acessível por todos. Neste sentido, a adoção da Gestão do Conhecimento (GC) direciona ao uso de práticas que contribuem para o registro deste conhecimento, como o mapeamento de processos. A Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina (BU/UFSC) desenvolve seus trabalhos com base das diretrizes da GC desde maio de 2015, quando iniciou a aplicação do Framework GC@BU, por meio de uma comissão de GC, a qual deu origem a comissão de Mapeamento de Processos. Objetiva-se apresentar a metodologia utilizada pela BU/UFSC para mapear os processos das principais atividades realizadas. São 11 processos com 79 subprocessos, desmembrados em 131 atividades, mapeados a partir da realização de um esboço, o qual é apresentado e validado pela Comissão. Após a validação e realização de ajustes necessários é desenhado o fluxograma em software específico e submetido ao mesmo processo. Para exemplificar, apresenta-se o mapeamento do processo “Empréstimo de item” e o fluxograma. Conclui-se que a receptividade e disponibilização dos servidores, trás um resultado positivo para a realização e sucesso do mapeamento de processos. Formalizando o registro das atividades obtendo a padronização, retenção do conhecimento gerado e compartilhamento do mesmo.

Fluxograma como ferramenta de qualidade em processos de gestão em biblioteca universitária

“…No contexto das bibliotecas universitárias, Rossi et al (2017) afirma que o mapeamento de processos é uma ferramenta que pode ser utilizada para identificar áreas de melhoria e desenvolver estratégias de otimização. Essa técnica pode ser considerada como uma etapa importante dentro da gestão de processos, já que ajuda a fornecer informações detalhadas sobre o funcionamento dos processos e suas interdependências.…”

Tempo alocado, importância das atividades e perfil da equipe em bibliotecas universitárias na perspectiva dos processos de negócio

“…A gestão por processos, considerada um sistema de atividades integradas em processos de negócios, que colabora para se atingir os objetivos estratégicos da organização, pode ser uma excelente ferramenta de avaliação e implementação de melhorias na biblioteca universitária (Santos, 2000;Youngman, 2006;Tbaishat, 2012;Barbrow;Hartline, 2015;Rossi et al, 2017). Para desempenhar sua função, a biblioteca universitária executa processos primários, de entrega da informação para o usuário, e de apoio, cujos objetivos são reunir, preparar e preservar a informação que será entregue.…”