Proposta de melhoria no processo de aquisição de materiais de uma instituição federal de ensino superior com base no Business Process Management (BPM)

Abstract

O contexto de restrição orçamentária vivenciado pela administração pública brasileira nos últimos anos, tem levado os gestores públicos a buscarem meios de aumentar a eficiência dos gastos da administração, mantendo a qualidade dos serviços prestados. Uma das metodologias do setor privado que vem sendo utilizada gradualmente no setor público é o Gerenciamento de Processos de Negócios (do inglês Business Process Management - BPM). Nesse contexto, buscou-se analisar o processo de aquisição de materiais realizado no âmbito das unidades acadêmicas da Universidade Federal do Cariri (UFCA), com vistas a proposição de melhorias através da realização das etapas que compõem o ciclo de vida do BPM, que são: o mapeamento do estado atual (as is); a análise e identificação de possíveis falhas; e a modelagem do processo proposto (to be). Para tanto, foi realizado um estudo de caso, com abordagem qualitativa e objetivos exploratórios e descritivos por meio de análise documental, aplicação de questionário e realização de entrevistas semiestruturadas junto aos servidores responsáveis pela realização do processo de aquisição de materiais nas referidas unidades, cujas respostas foram tratadas através das técnicas da análise de conteúdo. No final do estudo, foi possível identificar 23 prováveis causas de ineficiência para o processo analisado, das quais foram selecionadas quatro prováveis causas para serem tratadas no âmbito desta pesquisa, através da remodelagem e otimização dos fluxos de trabalho correspondentes, com potencial para impactar positivamente na capacidade das unidades pesquisadas obterem os materiais necessários à execução das suas atividades de ensino, pesquisa, extensão e cultura.