An Empirical Study of Personal Document Spaces

Gonçalves, Daniel; Jorge, Joaquim

doi:10.1007/978-3-540-39929-2_4

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“…Furthermore, he observed that the cognitive difficulty of classifying information acted as a barrier to filing. Several other studies have analysed snapshots of users' hierarchies to get a better idea of how they organise their files [16,18], also finding that most files are rarely accessed and that a majority of retrievals are made up of a small minority of items [16,30].…”

Section: How Users Organise and Retrieve Filesmentioning

confidence: 99%

Improving navigation-based file retrieval

Fitchett

Cockburn

Gutwin

2013

Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems

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Navigating through a file hierarchy is one of the most common methods for accessing files, yet it can be slow and repetitive. New algorithms that predict upcoming file accesses have the potential to improve navigation-based file retrieval, but it is unknown how best to present their predictions to users. We present three design goals aiming to improve navigationbased file retrieval interfaces: minimise the time spent at each hierarchical level en route to the target file; reduce the number of levels traversed by providing shortcuts; and promote rehearsal of the retrieval mechanics to facilitate expertise. We introduce three interfaces that augment standard file browsers based on each of these goals: Icon Highlights give greater prominence to predicted items in the current folder; Hover Menus provide shortcuts to predicted folder content; and Search Directed Navigation uses predictive highlighting to guide users through the hierarchy in response to query terms. Results from a user evaluation show that all three interfaces improve file retrieval times, with Icon Highlights and Hover Menus best suited for frequently accessed items and Search Directed Navigation best suited for infrequent ones. We also show that the benefits are larger when folder content is spatially unstable. Finally, we discuss how the interfaces could be combined and deployed in existing file browsers.

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Section: How Users Organise and Retrieve Filesmentioning

confidence: 99%

Improving navigation-based file retrieval

Fitchett

Cockburn

Gutwin

2013

Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems

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“…Ces classes ont été exclues de l'analyse des schémas de classification personnels. Pour accélérer la collecte des données quantitatives, nous avons recouru au programme informatique d'analyse de l'espace documentaire personnel PDS (« Personal Document Space ») conçu par Gonçalves et Jorge (2003). Ce logiciel permet procéder à la collecte et à une analyse statistique automatisées d'une partie des données sur les caractéristiques structurelles des schémas de classification personnels (nombre total de classes et de sous-classes, nombre total de fichiers, nombre moyen de classes à chaque niveau hiérarchique et écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau hiérarchique).…”

Section: Méthodologieunclassified

“…Outre la relation connue entre le nombre total de classes et le nombre total de documents à organiser (Gonçalves et Jorge, 2003), plusieurs facteurs d'ordre professionnel peuvent influencer le niveau de complexité des schémas de classification personnels de notre échan-tillon : 1. l'ancienneté de l'employé au sein de l'unité ; 2. l'expérience de l'employé dans le poste occupé ; 3. la formation reçue en gestion de documents et 4. la nature du poste occupé.…”

Section: Complexité De La Structureunclassified

“…Ce critère nous permet de déterminer si un schéma de classification a un nombre moyen de sous-classes à chaque niveau qui soit similaire d'une classe à l'autre (Gonçalves et Jorge, 2003). Les schémas de classification personnels de notre échantillon sont généralement des structures peu équilibrées, l'écart-type de la moyenne du nombre de classes à chaque niveau variant entre 6 et 7.…”

Section: Complexité De La Structureunclassified

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Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d’analyse et de discussion

Mas

2015

documentation

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Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Le premier objectif de notre recherche doctorale était de décrire les caractéristiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. La caractérisation de schémas de classification personnels nous a permis d’approfondir notre connaissance des schémas de classification personnels sur les plans structurel, logique et sémantique. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques communes à une majorité de schémas de classification personnels dont leur macrostructure étendue, leur structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, le regroupement par thème, l’ordre alphabétique des classes. L’identification de traits communs suggère un certain décalage entre les caractéristiques des schémas de classification personnels et les caractéristiques des schémas de classifications institutionnels, conçus par des professionnels de la gestion des documents et des archives. Ce décalage permet de mieux comprendre la réticence de certains employés à utiliser les schémas de classification institutionnels pour l’organisation des documents administratifs électroniques qui sont sous leur contrôle direct.The staff of an organization often uses a personal classification system to organize the electronic administrative records over which they have control, making it difficult for other members of the same organization to find these documents. There is also the risk of loosing documents. The objective of this doctoral research project was to describe the characteristics of 21 classification systems used to organize and classify the electronic administrative records by the employees of the Université de Montréal. The characteristics of these personal classification systems allowed a better understanding of their structures, logic and semantics. The results show that several of their characteristics are shared by a majority of systems, namely their extended macro-structure, the fact that they are shallow, complex and unbalanced, and that they use thematic grouping and alphabetical order of classes. The identification of shared traits suggests a gap between the characteristics of personal classification systems and institutional classification systems developed by records management professionals and archivists. This gap explains the resistance of certain employees when it comes to using institutional systems for the electronic administrative documents under their control.Los empleados de los organismos suelen utilizar esquemas personales de clasificación para organizar documentos electrónicos que se encuentran bajo su control directo, lo que origina una dificultad para otros empleados a la hora de localizar estos documentos y una posible pér...

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“…Navigational methods for local file retrieval have changed little from the principles described in the 1960s: files are placed into a hierarchy of folders. Cross-links to other destinations are hardly used by users, and operating systems make it hard for users to create and maintain symbolic links [7]. However, studies like those of [1] or [2] have shown that users prefer navigation over searching.…”

Section: Introductionmentioning

confidence: 99%

Tagging might not be slower than filing in folders

Voit

Andrews

Slany

2012

CHI '12 Extended Abstracts on Human Factors in Computing Systems

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Tagging is a promising method for organising and refinding information. However, studies comparing tagging mechanisms to organising information in folder hierarchies are relatively scarce. A study with the software framework tagstore shows that tagging does not necessarily mean slower filing performance. For experienced users, tagging required less time, fewer mouse clicks, and had very high acceptance rates.

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An Empirical Study of Personal Document Spaces

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Improving navigation-based file retrieval

Improving navigation-based file retrieval

Caractéristiques de schémas de classification personnels des documents administratifs électroniques : éléments d’analyse et de discussion

Tagging might not be slower than filing in folders

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