Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi

Abstract

Özet-E-posta sistemleri, kurumsal iletişim ve işbirliği için kullanılan en yaygın araçlardan birisidir. Başta planlama, kaynak veya proje yönetimi olmak üzere neredeyse tüm kurumsal işlemler e-posta üzerinden gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle e-posta sistemleri, şirketler için değerli bilgiler içeren hizmet depoları ve işlerin yönetildiği vazgeçilmez araçlardan biri haline gelmiştir. Özellikle müşteri odaklı kuruluşlar için e-posta servisleri üzerinden iş akışlarının yönetilebilir olması son derece önemlidir. Kurumsal sistemler ile müşteri düzeyindeki iş listelerinin her ne kadar kullanılan yazılımlar üzerinden iletilme imkanı olsa da bu talepler çoğunlukla e-postalar ile iletilmektedir. Ancak bu durum çalışanın e-posta kutusundaki işleri planlamaması, unutması, kaybolması, önem düzeyini doğru belirleyememesi gibi sonuçlara yol açabilmektedir. Yapılan bu çalışma ile personelin kurumsal e-posta hesaplarına gelen mesajlar incelenerek, metin madenciliği ve sınıflama teknikleri yardımıyla iş taleplerini etiketleyen ve etiketlenen bu mesajları geliştirilen yapılacaklar listesi (todo list) uygulamasına girdi olarak gönderen bir yöntem önerilmektedir. Önerilen yöntem ve geliştirilen uygulamanın, genişletilebilir mesajlaşma ve durum protokolü üzerine entegre edilmesiyle gerçek zamanlı işbirlikçi çalışma olanağı sunulmaktadır. Böylece kurumsal e-postaların iş listelerine dönüştürülme süreci, kurumsal anında mesajlaşma sistemleri üzerinden gerçek zamanlı durum yönetim yaklaşımı ile işbirlikçi çalışmaya uygun hale getirilmiştir.