Pengelolaan Arsip yang Efektif di Lingkungan Yayasan Pendidikan Ursulin

Abstract

Yayasan Pendidikan Ursulin sebagai badan penyelenggara sekolah yang tersebar di berbagai wilayah di seluruh Indonesia memiliki kepedulian dalam meningkatkan pelayanan pendidikan yang didukung oleh pelaksanaan administrasi sehari-hari terutama dalam bidang kearsipan. Masalah yang dihadapi unit sekolah dalam bidang kearsipan yaitu sulit melakukan penggolongan arsip, penyimpanan arsip masih kurang rapi, belum ada standarisasi sistem kearsipan, kesulitan menentukan umur arsip, dan jadwal retensi arsip belum tersedia. Tujuan dari kegiatan ini pengelolaan arsip di unit sekolah dapat terorganisir, terhindar dari penumpukan arsip, dan dapat menmukan arsip dengan cepat. Metode pelaksanaan adalah dengan mengadakan pelatihan kepada staf administrasi atau petugas arsip sekaligus menerapkannya di unit sekolah masing-masing. Melalui kegiatan ini telah dihasilkan klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip yang digunakan sebagai pedoman baku di lingkungan Yayasan Pendidikan Ursulin. Penataan arsip telah dilakukan dengan cara yang tepat secara seragam di semua unit sekolah dengan mengacu pada Klasifikasi Kearsipan dengan mengikuti prosedur pengarsipan yang baku. Demikian halnya untuk melakukan penyusutan, terutama kegiatan pemindahan dan pemusnahan arsip dilakukan dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).