Pengelolaan surat-menyurat di instansi pemerintah dan swasta saat ini tidak bisa dipisahkan dengan perkembangan teknologi informasi, yang dulunya surat-menyurat dilakukan secara konvensional berubah ke modernisasi administrasi seperti sistem untuk melakukan pengarsipan surat. Proses peng-agenda-an surat masuk dan surat keluar masih dilakukan dengan cara memisahkan antara surat masuk dan surat keluar. Disebabkan oleh jumlah data yang sangat banyak jika data tidak dikelola dengan baik, teratur dan teliti, maka akan menimbulkan suatu permasalahan, Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Dan Manajemen Pengarsipan Surat (SIPAM’S) Berbasis Chronological Filling System merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan untuk pengarsipan surat, maka dari itu sebelum melakukan perancangan sistem informasi tersebut perlu adanya analisis perancangan basis data. Dalam melakukan analisis dan perancangan basis data untuk SIPAM’S, proses yang dilakukan dimulai dengan studi literatur, observasi untuk pengumpulan data, desain sistem basis data dan hasil basis data. Hasil basis data yang diperoleh dari proses tersebut dapat digunakan untuk menyimpan data yang berkaitan dengan data pengarsipan surat dalam sebuah instansi. Dengan hasil analisis dan perancangan basis data SIPAM’S akan mempermudah dalam hal pembuatan sistem informasi, mempermudah pencatatan data dan mempermudah dalam melakukan manajemen data arsip surat