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Um dos desafis das mudanças e evoluções das tecnologias de informação e comunicação (TIC) em corporações é a preservação das informações digitais. Entre as corporações com grande geração de informações digitais estão as universidades. Neste artigo, é apresentada uma estratégia para se elaborar uma política de preservação digital no bojo de uma política arquivística direcionada para a manutenção da autenticidade dos documentos de arquivo. O objetivo é expor um modelo para elaboração de políticas de preservação digital de documentos de arquivo por instituições de ensino superior (IES), com os elementos que devem compô-las, a partir da literatura estudada e da política elaborada e aprovada na Universidade Estadual Paulista (Unesp). São apresentados os conceitos relacionados à política arquivística para a preservação digital de documentos de arquivo, sua defiição, seus aspectos e elementos. Concluiu-se que o modelo pode ser adaptado para outros objetos digitais, bem como para outras instituições.

Resumo: O acesso e recuperação de documentos da memória social brasileira é necessário para comprovar a identidade de movimentos político-sociais brasileiros. Para isso, existe uma logística operacional que envolve estratégias metodológicas da arquivística, da indexação, de interoperabilidade tecnológica e de preservação digital. A união dessas estratégias necessita planejamento mediante elaboração de política de indexação para representação documental com finalidade de precisão e revocação na recuperação. Este trabalho, de característica ensaística, propõe uma abordagem sobre as relações existentes entre as políticas de gestão documental e de indexação com o objetivo de refletir sobre a aplicabilidade da elaboração e implementação da política de indexação no âmbito arquivístico do Centro de Documentação e Memória da Unesp. A análise de uma política de indexação realizou-se com a avaliação do contexto da instituição mediante requisitos para a definição de elementos e variáveis influentes tanto na indexação quanto na recuperação. Entre os resultados destacam-se a necessidade de uso de vocabulário controlado e a sistematização do processo de indexação que propiciarão especificidade e/ou exaustividade. Considera-se que os resultados desta análise ensaística têm inovação porque proporciona visão gerencial à sistemas de recuperação da informação e de recursos informacionais em suporte digital para o contínuo aprimoramento dos métodos e instrumentos de representação documental direcionados ao contexto arquivístico.

Objetiva-se discutir sobre o dualismo existente entre os conceitos de fundo e coleção, quase sempre concebidos, respectivamente, como conjunto orgânico e conjunto artificial de documentos. A discussão inevitavelmente remete ao Princípio do Respeito aos Fundos e/ou ao Princípio da Proveniência, a depender da compreensão de cada autor. Por meio de abordagem qualitativa, o estudo revisa a literatura arquivística em busca de definições e nuances para os dois tipos de conjuntos documentais. Com frequência, constata-se que a categorização tradicional se mostra problemática, gerando dúvidas em relação aos elementos essenciais que determinam a natureza do conjunto. A partir das reflexões de Geoffrey Yeo, apresenta-se um olhar alternativo a respeito do dualismo fundo-coleção. As concepções de fundo conceitual e coleção física, propostas por Yeo, permitem uma abordagem de continuum e abrem perspectivas para o tratamento de fundos dispersos ou misturados, documentos com múltiplas proveniências e conjuntos de organicidade questionável.

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