Este artigo tem por objetivo identificar possíveis soluções para um problema que afeta diferentes áreas dentro do setor público, no que diz respeito a utilização descontrolada de arquivos em papel. Atravessamos uma era em nossa sociedade onde é de amplo conhecimento a escassez cada vez maior de recursos e a necessidade de seu uso de forma eficiente e consciente, evitando mau uso e desperdício dos materiais, como o papel, dos recursos naturais, dos meios de produção, do capital necessário para manutenção, do espaço físico para sua guarda e por fim do trabalho e energia para, ao final da vida útil, seu expurgo. Ainda podemos adicionar a questão a responsabilidade que o Estado tem de promover a sustentabilidade. O uso excessivo dos papéis acarreta diversos impactos dentro do ambiente corporativo, sendo o espaço físico um dos mais difíceis de serem solucionados, além dos gastos de recursos financeiros para a compra do material. Desta forma faz se necessário encontrar formas e ferramentas que ajudem a conter e solucionar a questão; o artigo consiste em um estudo de caso baseado em revisão bibliográfica e referencial teórico, onde a proposta é o uso das ferramentas de qualidade para minimizar a problemática através da aplicação da teoria do Brainstorming e metodologia do PDCA para uma organização documental com programas de digitalização virtual.