Evaluasi Proses Pelayanan Administrasi Kependudukan dengan Metode Lean Office

Abstract

The problems occurred at the Pelalawan Population and Civil Registration Service are wasteful in the time of service for population administration. Therefore, this study aims to make improvements in reducing waste of service time and provide recommendations for managing the administrative service process, thus, it can be used as a reference in the process of improving government service organizations. The method used is the Define, Measure, Analyze, Improve, and Control (DMAIC) method, by removing unproductive process steps, which focus on measurements, and applying technology to improve the quality of the target towards Six-Sigma. The results obtained by following the DMAIC process are the smallest timeliness in providing services with a gap value=(-1,196), σ=1,62; the ease of the service procedure with the gap value=(-0,917), σ=1,76; the competence of the officers in the service with the gap value=(-0,897), σ=1,76; and written and electronic information resources that are needed by the gap value=(-0,876), σ=1,78. The study proposes improvements by creating digital document archive settings, conducting the performance measurements using VSM map, building the queue system, creating a flow of services, designing a one door services, and improving the quality of resources by training the officers.

Problematika Kewenangan Administrasi Kependudukan Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2019

“…(Pratama, 2013) menyatakan kendala infrastruktur pendukung, kualitas pelayanan dan tenaga operasional. (Lubis & Mulyaningsih, 2016;Setiawan & Ikhsanditya, 2020) menyatakan kendala partisipasi masyarakat, infrastruktur pendukung dan kualitas pelayanan serta (Ripa'i, 2018;Sukma et al, 2018) menyatakan kendala tenaga operasional, SDM dan partisipasi masyarakat. Begitu juga kendala yang sama dihadapi daerah-daerah di Kalimantan Tengah, sehingga menurut penulis kendala utama yang terjadi lebih disebabkan kepada pola komunikasi pemerintah pusat-daerah yang kurang baik dan ketidakadilan pembagian kewenangan dari pusat.…”

Application of The DMAIC Method in Improving The Quality of Electric Power Steering Housing Products

“…The DMAIC method has been successfully applied in various cases, including in the telecommunication industry (Abhilash & Thakkar, 2019) for reducing rejection rate in manufacturing of the doors in telecommunication cabinet, the automotive manufacturing industry to redesign tools to improve the welding process (Imtihan & Revino, 2019), engine boss drive face repair (Fithri & Yeni, 2016), muffler quality improvement for Colt Diesel FE 120 PS (Dharmawan & Ekawati, 2016), improving valve hole location in alloy wheel (Rijanto, 2014), reducing defective product in weaving department in the textile industry (Fithri, 2019), roof tile production process improvement (Dewi & Ummah, 2019), improving quality of apparel product industry (Tjandra et al, 2018), and (Subhan, 2018). DMAIC has also been successfully applied in government service offices by combining the lean office concept (Sukma et al, 2018), the personal care and home care industry (Nelfiyanti et al, 2018), the improvement of the concrete iron production process (Windarti, 2014), the weapons industry (Pakki et al, 2014), improving drilling ultra-shallow horizontal well (Wahyudi & Yudoko, 2019), improving the production quality of sandwich wall plate and roof panel (Usman, 2019) and also in bottling production (Kartini, 2019).…”

Contribuições do lean office no departamento financeiro de uma empresa que utiliza um Centro de Serviço Compartilhado

“…Vários trabalhos demonstram a aplicabilidade do lean office em diferentes setores: Herzog (2003) descreveu em seu artigo a utilização do lean office no setor de recursos humanos da empresa Alcoa e na cotação de pedidos da empresa Bosh; Turati (2007) apresentou a lean office executado no Ministério da Fazenda; Santos (2010) abordou os conceitos lean na contabilidade em empresas que já possuíam o pensamento enxuto; Scheibler et al (2010) aplicaram os princípios lean office em um banco cooperativo; Seraphim et al (2010) utilizaram os conceitos do lean office no nível institucional na área da prestação de serviços, particularmente no segmento de saúde; Cardoso et al (2012) apresentaram a aplicação do lean office no processo de auditoria de certificação de sistema de Gestão da Qualidade Aeroespacial; Chen e Cox (2012) adotaram o lean office no setor de projetos de uma empresa de produtos eletrônicos; Cardoso e Alves (2013) efetuaram uma análise crítica da implementação do lean office em 3 estudo de casos: no atendimento fiscal de um setor administrativo público, no atraso de encaminhamentos de informações técnicas de uma distribuidora de combustíveis, e na implementação de bolsas de estudo em um programa de pós-graduação; Evangelista et al (2013) estudaram a aplicabilidade dos conceitos do lean office em uma empresa de transportes; França (2013) empregou o lean office em uma empresa de contabilidade; Gentil e Terra (2015) apresentaram as vantagens competitivas do lean office em estudos de casos em empresas de diferentes ramos de atividades; Monteiro et al (2015) usaram o lean office em uma organização do setor público; Calsavara (2016) dissertou sobre o lean office na concepção de unidades bancárias; Ferreira (2016) adotou ferramentas lean na área administrativa e gerencial de um banco; Ishizaka et al (2016) executaram o lean office no departamento de marketing de uma instituição financeira; Freitas et al (2018) em sua revisão bibliográfica apontaram os benefícios do lean office em estudos de casos da construção civil, indústria, administração púbica, educação, e setor de serviços; Monteiro et al (2017) detalharam o uso de ferramentas do lean office no departamento de logística de uma empresa; Freitag et al (2018) pesquisaram sobre o lean office no contexto da transformação digital em um estudo de caso de uma empresa de IoT (Internet of Things); Sukma et al (2018) empregaram o lean office no Serviço de Registro Civil em um órgão governamental; Magalhães et al (2019) trataram do uso do lean office na secretaria de um programa de pós-graduação de uma instituição de ensino superior.…”