Considerações finais: Atualmente o sistema opera muito bem e sem relatos de baixa performance. Porém, tendo em vista a previsão de implantação de novas funcionalidades e o aumento de usuários, são estudadas ações como a migração da atual arquitetura monolítica para arquitetura distribuída. E principalmente a mudança da interface para abordagens stateless.

Em setembro de 2015 o Arquivo Central do Sistema de Arquivos implantou o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/Unicamp), substituindo o Sistema de Protocolo, já em obsolescência (1993). O sistema permite a gestão de processos, dossiês e documentos avulsos produzidos pela Universidade, inclusive com funcionalidades de produção, registro, captura, trâmite, acesso e armazenamento confiável de documentos digitais. Baseou-se em requisitos funcionais de protocolo, arquivo e tramitação, além de requisitos funcionais e técnicos reconhecidos por entidades nacionais e internacionais de gestão e preservação da autenticidade de documentos. A arquitetura WEB de desenvolvimento está baseada em ferramentas não proprietárias. A implantação e o desenvolvimento ocorrem de forma modular, com equipes integradas por agentes de negócio e de informática do Arquivo Central/SIARQ, com envolvimento de agentes de 82 unidades/órgãos, responsáveis pelos Protocolos/Arquivos e do Centro de Computação (CCUEC) que disponibiliza ambientes de homologação/produção. Os primeiros módulos implantados já permitiram ampliar a abrangência dos registros documentais, das funcionalidades de gestão, do acesso e dos usuários, além de gestão da produção, da captura e do armazenamento de documentos digitais, incluindo a assinatura eletrônica. Foram capacitados 1070 agentes em 25 oficinas, resultando no recadastramento de 1700 usuários. A migração de 18 milhões de registros permitiu a desativação total do sistema legado. O gerenciamento completo de documentos digitais, incluindo a interoperação entre sistemas e uma solução de processo eletrônico/digital, é o foco dos módulos que vêm sendo desenvolvidos para serem implantados em 2016, para uso das unidades e órgãos, contribuindo com o atendimento ao Planes/Unicamp 2016-2020.

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Em 2015, no processo de implantação do novo sistema para gestão dos processos/dossiês produzidos pela Universidade, o Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD/Unicamp), foi necessário migrar dados do antigo Sistema de Protocolo, em uso desde 1993. Para isso, foi elaborado um projeto utilizando o Pentaho Data Integration, ferramenta open source de ETL (Extract Transform Load) para extração, transformação e carregamento de dados. Devido ao grande volume de dados do sistema legado, foram desenvolvidas 71 transformações para migração gradual e parcial dos dados. Após modelagem das transformações e realização de vários testes, a execução da migração de cerca de 18 milhões de registros levou pouco mais de 3 dias para ocorrer. Os resultados obtidos foram: recuperação dos dados do sistema legado no atual sistema de gestão de processos/dossiês; continuidade dos trabalhos no novo sistema sem interrupção ou necessidade de ter dois sistemas para controle; migração de aproximadamente 780 mil dados de processos/dossiês, de 5 milhões de dados de trâmites de processos/dossiês e de 11 milhões de registros de históricos de ocorrências de processos/dossiês; custo zero na aquisição da ferramenta com o uso da versão Community; desativação total do sistema legado, que fazia uso de ambiente com ferramentas proprietárias. Até o momento não foram encontrados problemas nos dados migrados. Todas as áreas, unidades e órgãos que utilizam o atual Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, SIGAD/Unicamp, foram beneficiados com a execução desse trabalho, além de 344 unidades de protocolo e arquivo, que envolvem aproximadamente 1600 agentes cadastrados para a gestão documental.

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