In recent years open access (OA) publishing agreements have left a lasting impact on several aspects of the research life cycle, and on the manner in which institutions work with publishers and researchers to support the transition to OA. Apart from the immediate financial implications, one significant challenge libraries are facing is the sub-optimal level of workflow infrastructure that could determine the success or failure of otherwise innovative approaches. This article will examine the Vienna University Library's hands-on experience with OA agreements and the implementation of relevant workflows. It will describe existing workflows, review the benefits of the various systems in place and identify areas for improvement. The paper will also propose items for discussion for organizations when negotiating OA agreements with publishers and will highlight potential pitfalls to be avoided. The weakest link -workflows in open access agreements: the experience of the Vienna University Library and recommendations for future negotiations

Gestützt auf 16 Empfehlungen sollten Anstrengungen gemacht werden, um folgendes Ziel zu erreichen: Bis 2025 ist die gesamte wissenschaftliche Publikationstätigkeit in Österreich auf Open Access umgestellt. Das bedeutet, dass alle wissenschaftlichen Publikationen, die aus Unterstützungen mit öffentlichen Mitteln hervorgegangen sind, ohne Zeitverzögerung und in der finalen Version im Internet frei zugänglich sind (Gold Open Access). Die notwendigen Mittel werden den AutorInnen zur Verfügung gestellt oder die Kosten der Publikationsorgane werden direkt von den Wissenschaftsorganisationen getragen.Gestützt auf 16 Empfehlungen sollten Anstrengungen gemacht werden, um folgendes Ziel zu erreichen: Bis 2025 ist die gesamte wissenschaftliche Publikationstätigkeit in Österreich auf Open Access umgestellt. Das bedeutet, dass alle wissenschaftlichen Publikationen, die aus Unterstützungen mit öffentlichen Mitteln hervorgegangen sind, ohne Zeitverzögerung und in der finalen Version im Internet frei zugänglich sind (Gold Open Access). Die notwendigen Mittel werden den AutorInnen zur Verfügung gestellt oder die Kosten der Publikationsorgane werden direkt von den Wissenschaftsorganisationen getragen.

The University of Vienna, in partnership with other organisations across Austria, has been at the forefront of the open access (OA) movement in Europe and has been actively broadening the OA publishing opportunities for its researchers for well over half a decade. Although the launch of Plan S in September 2018 by a group of funding bodies that includes the Austrian Science Fund (FWF) brought its unique challenges, it has also provided the international research community with a much-needed impetus, jolting publishers into action and raising awareness among university administrators and faculty in general. The announcement also prompted the Vienna University Library to perform a mapping exercise, with a view to assessing how well the current publishing agreements match the needs of the University's researchers in light of the Plan S requirements. This article presents the results of this analysis and shares some of the challenges encountered through the negotiation and implementation of OA publishing agreements and how these, together with the revised Plan S implementation guidelines, have been informing the University's strategy.

Der Beitrag bilanziert Aktivitäten und Arbeitsergebnisse des Teilprojekts 3 des Hochschulraum-Strukturmittel-Projektes „Austrian Transition to Open Access“ (AT2OA). Ziel des Teilprojekts war es, den Aufbau und Betrieb von Open-Access-Publikationsfonds an österreichischen Universitäten in finanzieller, konzeptioneller und organisatorischer Hinsicht zu unterstützen. Vor diesem Hintergrund wird die Entwicklung von Publikationsfonds in Österreich zwischen 2017 und 2020 zusammengefasst dargestellt und der aktuelle Stand bei den Projektpartnern umrissen. Die Aktivitäten der Arbeitsgruppe werden geschildert und inhaltliche Ergebnisse des Teilprojekts (Arbeitspapiere und Empfehlungen) vorgestellt. Kurzberichte aus 13 Universitäten veranschaulichen die Entwicklung von Publikationsfonds bei den Partnerinstitutionen von AT2OA.

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