Introdução:O Portal do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, em consonância com a missão do SBU, busca prover informação, por meio de produtos e serviços de excelência, que contribuam no desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa e extensão, garantindo um ambiente de respeito à diversidade e à socialização, e a progressão científica e tecnológica. Sendo assim, o SBU considerou ser relevante reestruturar a interface do Portal, com o intuito de torna-la mais agradável e intuitiva aos seus usuários. E também, trazer uma aparência mais moderna e acessível. Metodologia:
faz parte das maiores universidades do Brasil, sendo considerada estratégica para avanço da pesquisa científica e tecnológica do país. Para isso, é necessário grande investimento na aquisição de fontes de informação científica que venham auxiliar e enriquecer as atividades de ensino e pesquisa realizadas dentro dos institutos e faculdades. Cerca de 8 milhões de reais são gastos anualmente no investimento dessas fontes, sendo este orçamento distribuído entre as 29 bibliotecas que compõem o Sistema de Bibliotecas da Unicamp. Diante desse cenário, verifica-se ser necessário o uso ou desenvolvimento de um sistema automatizado em que possa ser feita a gestão de todo conteúdo e orçamento, objetivando agilidade, qualidade e transparência. Metodologia:Colaboradores da Gestão de Recursos Informacionais, que atuam diretamente com a aquisição das fontes de informação, estudam a fundo o módulo de aquisição do sistema de gerenciamento Sophia, pois haveria a integração com o catálogo da instituição. Mas além disso, buscou-se também, conhecer a realidade de outras instituições públicas, com trâmites semelhantes ao da Unicamp, através de atendimento virtual e visita técnica. Resultados:Houve um estudo inicial do módulo de aquisição do sistema de gerenciamento Sophia, da empresa Primus, há um ano e dois meses atrás, porém, não houve atendimento de imediato das necessidades estabelecidas e apresentadas ao fornecedor, no que tangia a gestão do orçamento, que é divido por materiais (livros impressos, e-books, periódicos e base de dados), para 29 bibliotecas. Por isso, a equipe buscou conhecer inicialmente por contato de e-mail e telefônico, a realidade da Universidade Federal de Uberlândia, sendo realizada uma visita técnica posteriormente, para conhecer o sistema em que estes desenvolveram especificamente para a universidade. Dados e informações foram recolhidos para serem analisados, porém, não houve a possibilidade de implantação imediata devido à falta de recurso financeiro. Atualmente, foi informado que a houve diversas atualizações no módulo de aquisição Sophia, e por isso, os estudos serão retomados para a checar a viabilidade de automatização. Considerações finais:Considera-se imprescindível a implantação de um sistema automatizado, pois atualmente todo o trabalho de gestão dos livros impressos e e-books, tanto aquisição quanto orçamento, são geridos em planilhas Excel. Isso torna o processo moroso, passível de erros, e dificulta a transparência das informações, que são apresentadas as bibliotecas e comunidade somente após o fechamento das compras. Sendo que o mais viável, seria estes acompanharem em tempo real o andamento das etapas do processo.
Os custos com assinaturas de periódicos científicos na Unicamp representam a maior parte dos recursos financeiros do Sistema de Bibliotecas da Unicamp. Além disso, com o atual cenário econômico que se encontra o país, e o consequente impacto nas finanças da Universidade, faz-se necessário empreender esforços de todos os sentidos na busca por soluções que otimizem o uso dos recursos financeiros. Nesse sentido, o Sistema de Bibliotecas da Unicamp e seu Órgão Colegiado têm realizado vários estudos que visam promover a racionalização de recursos financeiros em aquisições e renovações de fontes de informação eletrônicas, sem prejudicar a qualidade das atividades de ensino, pesquisa e extensão.Legenda: Distribuição em grandes áreas dos acessos a artigos e títulos com índice C/A acima de US$100 e com menos de 40 acessos cada Metodologia:Os procedimentos metodológicos adotados neste estudo seguiram os seguintes critérios: (1) relação entre custo de assinatura e quantidade de acessos on-line (índice C/A); (2) número total de acessos. Consideramos que um título tem alto custo de acesso se seu índice C/A ficar acima de um limite de $100,00 e se o número total de uso for inferior a 40 acessos no ano. Resultados:Os títulos de periódicos científicos eletrônicos que estavam acima do limite fixado (C/A acima de US$100) e com menos de 40 acessos no ano, deixaram de ser renovados e os artigos passaram a ser adquiridos de forma avulsa, o que gerou uma economia de aproximadamente de US$365.794,26 ao ano. Além disso, a implantação dessa nova metodologia permitiu não apenas o uso racional de recursos, como também uma melhor avaliação das nossas coleções de periódicos, bem como a ampliação de possibilidades de acessos de outros conteúdos relevantes pelos docentes, pós-graduandos e pesquisadores da Unicamp, visto que a aquisição sob demanda não precisa se limitar a títulos que um dia foram assinados. Considerações finais:O objetivo que nos propusemos consistiu em promover meios para intensificar a racionalização de recursos financeiros em aquisições e renovações de fontes de informação eletrônicas, sem, no entanto, prejudicar a qualidade das atividades de ensino, pesquisa e extensão na Universidade. Os resultados alcançados até o momento são positivos, tendo em vista a grande racionalização de recursos, o aumento significativo de solicitações e o alto índice de atendimento.Agradecimentos: Aos membros do GT de avaliação de Recursos informacionais do Sistema de Bibliotecas da Unicamp.
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