Data siswa adalah identitas unik yang berisi informasi tentang siswa seperti nama, tanggal lahir, nomor identitas dll yang digunakan untuk keperluan administrasi sekolah. OCR (Optical Character Recognition) adalah algoritma system komputer yang digunakan secara otomatis untuk mengenali serangkaian karakter teks pada sebuah gambar. Dengan menggunakan OCR (Optical Character Recognition) dapat membantu pekerjaan operator dalam penginputan data siswa secara otomatis. Metode penelitian yang digunakan adalah kuesioner, studi Pustaka, observasi dan wawancara di SMK Bina Harapan. Pada ssstem yang di usulkan admin melakukan penginputan file gambar seperti Ijazah, SKHU, Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga untuk di scan dengan menggunakan OCR (Optical Character Recognition) yang mana hasilnya adalah data berupa text. Setelah uji coba pada sampel gambar, tingkat keberhasilan scan Ijazah 60%, SKHU berhasil scan 95%, Kartu Keluarga 60%, dan Akta Kelahiran 30%. Tingkat keberhasilan scan yang berbeda – beda tersebut dipengaruhi tingkat kualitas gambar dan tingkat kerumitan karakter. Dari tingkat keberhasilan tersebut, aplikasi ini memenuhi kriteria layak digunakan karena hasil text dapat diolah dan aplikasi berjalan sesuai tujuan.