Arsip didefinisikan sebagai tempat untuk menyimpan skrip atau dokumen penting. Secara umum, arsip adalah suatu bentuk tulisan dalam bentuk dokumen di media apa pun yang memiliki nilai historis atau kewajiban sehingga dapat disimpan. Sistem pengarsipan surat manual dan catatan laporan yang sistematis menyebabkan pencarian dokumen menjadi sulit dan memakan waktu. Oleh karena itu, perlu merancang aplikasi untuk membantu kepala program studi dalam mencari laporan surat masuk dan keluar.