Belge ve Arşiv Yönetimi Süreçlerinde Büyük Veri Analitiği ve Yapay Zeka Uygulamaları

Abstract

Son yıllarda sıkça duyulan kavramlardan olan yapay zeka ve büyük veri, insan hayatının neredeyse her alanına etki edecek düzeye gelmiştir. Tüketici davranışlarından kişilik analizlerine, trafik problemlerinin çözümünden uzay çalışmalarına kadar birçok alanda kullanılan yapay zeka teknolojilerinin uygulama alanlarından biri de son dönemde belge ve arşiv yönetimi olmuştur. Yapılan çalışmalar ve yürütülen projeler, çok büyük miktarda içerik barından arşivler, kütüphaneler ve bilgi merkezlerinin, insan eliyle gerçekleştirilen süreçler yerine artık daha fazla doğruluk ve neredeyse sıfır hata ile işleyen otomatikleştirilmiş yazılımlar kullanmak istediklerini göstermektedir. Uygulama süresinin görece uzun olduğu işler artık terkedilmeye başlanmış ve yapay zeka temelli otomatikleştirilmiş süreçler, işlem sürelerini dakikalara hatta saniyelere indirgemiştir. Bunun doğal bir sonucu olarak da bilgiye hızlı erişim sağlanırken, stratejik kararların alınmasında bilginin etkinliği de artmıştır. Bu çalışmada, yapay zeka ve büyük veri kavramları incelenmiş; bu teknolojilerin belge ve arşiv yönetimi süreçlerine uygulanabilirliği konusunda yapılan uluslararası çalışmalara değinilmiş ve alan uzmanlarının bu teknolojiler karşısında nasıl bir pozisyon alması gerektiği konuları ele alınmıştır. Bilgi ve Belge Yönetimi disiplini ile bu disiplinin ilişkide olduğu diğer bilimsel alanlardaki (Veri Bilimi, Yönetim Bilişim Sistemleri, Bilgisayar Bilimi ve Mühendisliği) literatür taramasından elde edilen veriler neticesinde örnek olaylar ve düşünceler incelenmiştir. Son zamanlarda otomatik dosya kodu sınıflandırma ve sevk işlemleri, otomatik arşivleme ve tasfiye süreçlerinin tasarımı ile ilgili çalışmalar yapılmaktadır. Belge yönetiminde yapay zeka ve büyük veri analitiğinin uygulanabilirliğine dair Türkiye'de yapılan çalışmaların sayısı oldukça sınırlıdır. Yapılan bu çalışma ile alandaki eksikliğin giderilmesine katkı sağlanması amaçlanırken, kurumsal belgelerin saklama süreçlerinde ve arşiv değeri olan malzeme seçiminde yapay zekanın Türkiye'de kullanım koşulları açıklanmaya çalışılacaktır. Aynı zamanda açık devlet verilerinin büyük veri analitiği aracılığıyla halkın ve ilgi gruplarının hizmetine sunulmasıyla ilgili uygulamalar ortaya konulacaktır. Çağın gereklerini yakalamak adına, Türkiye'de de bu alanda çalışan konu uzmanlarının ve koordinatör kurumların mutlaka bu teknolojilerden faydalanması gerektiği anlaşılmaktadır.

A Study on Automatic Assignment of Standard Classification Numbers to e-Records with the Machine Learning Approach

“…Yapay zekâ veya makine öğrenmesi konusunda Türkiye'de ise kütüphane ve arşiv alanında yapılan çalışmaların sayısı oldukça azdır. Kurumsal belgelerin saklama süreçlerinde ve arşiv değeri olan malzeme seçiminde yapay zekânın Türkiye'de kullanım koşullarını açıklama amacıyla yapılan bir çalışmada dünyada belge ve arşiv yönetimi süreçlerinde yapay zekâ uygulamaları teorik olarak ele alınmıştır (Cibaroğlu ve Yalçınkaya, 2019). Bir diğer önemli çalışma ise Ankara üniversitesinde yapılan projedir.…”

Analysis of the Path of Utilizing Big Data to Innovate Archive Management Mode to Enhance Service Capability

“…Obviously increasing the complexity of archival management, in the era of big data, due to the rapid increase of the total amount of archival information data, the types of archival information data are also more diversified, although it can better meet the different needs of people in different industries, but to a certain extent, it also increases the complexity of archival management, especially when classifying archival information data; if the accuracy of archival information types cannot be ensured, it may lead to confusion and increase the complexity of archival information data. If there is a lack of effective archival information analysis tools, it may lead to some data with value and some data without value in the face of the ponderous archival information data, which will generate a large amount of useless information data when archival information data is output, and undoubtedly increase the difficulty of archival management [9][10][11]. The application of big data technology in archive management has a great impact on the traditional way of collecting and organizing archival information, and the source channels of archival information data are more diversified, which enriches the types of archival information data, some of which are structured data and some are unstructured data.…”

A Research on Artificial Intelligence Tools in Judicial and Legal Tools and Processes

“…İnternetin, e-postaların ve çevrimiçi hukuk sitemi ve veritabanlarının gelişimi uzun süredir devam edegelen bir süreçtir (Jie-jing YAO ve Peng Hui, 2020; Abiodun ve Lekan, 2020). Tüketici davranışlarından kişilik analizlerine, anormallik tespitlerinden tıbbi teşhislere, trafik problemlerinin çözümünden uzay çalışmalarına kadar birçok alanda kullanılan YZ teknolojilerinin uygulama alanlarından biri de son dönemde bilgi, belge ve arşiv yönetimi olmuştur (Cibaroğlu ve Yalçınkaya, 2019). Bilgi, belge ve arşiv yönetimi ise sadece özel ve idari değil, teknik ve adli süreçleri de yakından ilgilendirmektedir.…”