Implikationen von inoffiziellen Projekten für die IT-Governance

Abstract

Zusammenfassung Aus der IT-Governance-Perspektive ist eine zentrale Aufgabe des Projektportfoliomanagements sicherzustellen, dass offizielle Projekte auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen zugreifen können. In der Praxis ist dabei zu beobachten, dass Mitarbeiter, die laut offiziellen Planungen für ein bestimmtes Projektvorhaben vollständig verfügbar sein sollten, tatsächlich mit anderen Vorhaben beschäftigt und somit nicht in angenommenem Umfang verfügbar sind. Als zentrale Ursache wird das Auftreten inoffizieller Projekte angeführt. Dieser Fachartikel beschreibt die ersten Zwischenergebnisse einer Fallstudienforschung mit dem Ziel der Untersuchung, welche spezifischen Typen von inoffiziellen Projekten in den untersuchten Unternehmen auftreten und welche zentralen Treiber die Entstehung dieser Projekttypen beeinflussen. Darauf aufbauend werden die Implikationen für die Ausgestaltung der IT-Governance diskutiert und Handlungsempfehlungen für das strategische IT-Management abgeleitet.

Causing factors, outcomes, and governance of Shadow IT and business-managed IT: a systematic literature review

“…A lack of business knowledge in the IT organization [53,54] together with a lack of understanding due to insufficient communication [55] leads to unmet user needs [56][57][58]. Likewise, users are not sufficiently trained, for example, in operating the central system [59], and business processes are not sufficiently supported [22,60,61], for example, due to a high degree of process formalization with extensive documentation requirements even for small pilot projects [62,63]. Consequently, BUs make detrimental experiences with the IT organization over time [61,64], which leads to a low level of trust between BUs and the IT organization [41,65,66].…”

“…Moreover, peer behavior influences the use of Shadow IT [90][91][92]. Employees also might want to conceal their personal misconduct, for example, when a project was not finished in the given timeframe and thus continues as an Un-enacted Project [62].…”

“…Uncertain conditions increase the likelihood of Shadow IT development and implementation, including the need to react to volatile market conditions with high flexibility [6]. Uncertainty in the business environment can be caused by increased competition [67], the need to diversify the product portfolio [53,54], or strategic needs [62,63]. M7 Competence lack/resource scarcity in IT organization.…”

“…Consequently, synergies cannot be realized [19,60,116], redundancies exist [23,50,117], and automation is hindered [17,54]. In summary, inefficiencies occur due to Shadow IT use [1,64] that lead to higher costs [6,16,66], resource waste [57,93], or resource conflicts with official systems and projects [62,63,118].…”

“…IG1 Instance categorization. Overt Business-managed IT instances can be categorized, for example, by type of IT/solution [92,98,104], creator of solution [103], type of project [62,63], intention [121], or process/technology and time dimensions [20]. Nevertheless, a categorization by criticality and quality of instances [45,122,123], by functional scope and scope of use [17,71,122], or by strategic importance and stakeholder [96], is required to define a suitable governance approach.…”