The implementation of maintenance medical record documents in RSUP Dr. Sardjito is not optimal. This statement was proven by the damage of medical record documents about 35,05%. The purpose of this research is to review the implementation of maintenance medical record documents uses management elements 5M (man, money, material, machine, and method). The research type is qualitative and the data collection techniques use interviews, observations, and documentations. The subjects of this research are filling officers. The result from man factor shown that filling officers have not received maintenance medical record documents training, meanwhile money factor shown that filling officers did not know about the budget management of maintenance medical record documents. The result from material factor show that the materials for medical records forms and folders have been provided optimally, meanwhile machine factor shown that the type of rack from combination of iron and wood was less suitable because it can made medical record documents were damage. The result from method factor show that standard operational procedure about implementation of maintenance medical record documents was not available. The solutions are giving socialization about implementation of maintenance medical record documents to filling officers, providing standard operational procedure about implementation of maintenance medical record documents, coating around the sharp part of rack using rubber tires that can prevent the damage of medical record folder.

Pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Mitra Sehat Situbondo kurang optimal. Hal tersebut dibuktikan pada Juni 2019, terjadi ketidaklengkapan pengisian rekam medis di bagian assembling sebesar 66,67%. Selanjutnya, pada bagian coding terjadi pengembalian klaim BPJS pada triwulan 1 tahun 2018 sebanyak 131 berkas. Selain itu, pada bagian filling ditemukan bahwa ruang penyimpanan tidak cukup untuk menampung dokumen rekam medis, sehingga ada dokumen yang ditumpuk di lantai. Tujuan penelitian ini menganalisis pengelolaan rekam medis melalui pendekatan sistem. Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumentasi. Subjek penelitian yaitu kepala rekam medis, petugas assembling, petugas coding, dan petugas filling. Penelitian ini menggunakan metode USG untuk prioritas masalah. Hasil penelitian didapatkan bahwa jumlah petugas rekam medis masih kurang dan ada petugas yang tidak berkualifikasi pendidikan rekam medis, serta ada petugas yang belum mendapatkan pelatihan. Hasil penelitian juga didapatkan bahwa buku ekspedisi rawat inap dan komputer untuk pelaporan belum tersedia. Selain itu, ruang penyimpanan terasa panas dan jumlah rak penyimpanan masih kurang. Standar prosedur operasional rekam medis juga kurang disosialisasikan. Hasil penelitian pada proses assembling ditemukan terjadi ketidaklengkapan pengisian rekam medis. Selain itu, pada proses coding terjadi kekosongan pengisiandiagnosa dan tindakan serta tulisan dokter tidak terbaca. Hasil dari prioritas masalah dapat disimpulkan bahwa yang menjadi masalah utama dalam pengelolaan rekam medis adalah kurang optimalnya fasilitas filling, dimana ruang penyimpanan terasa panas dan rak penyimpanan masih kurang. Saran yang diberikan adalah melakukan pengadaan AC dan pencatatan grafik suhu ruangan secara rutin serta meningkatkan dukungan manajemen dalam penyediaan rak penyimpanan.