Pusat Arsip di Era Digital: Dilema antara Urgensi dan Relevansi

Abstract

Permasalahan pusat arsip di era digital menjadi menarik untuk diulas mengingat kondisi pusat arsip di instansi publik yang belum memadai dan kemunculan arsip elektronik sebagai tantangan baru dalam dunia kearsipan. Tema penelitian yang diangkat memang sedikit berbeda dengan penelitian sebelumnya yang lebih banyak mengkaji sarana prasarana tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif pada instansi. Penelitian ini berfokus pada dilema urgensi dan relevansi pusat arsip di era digital. Penelitian ini dilakukan sebagai upaya penyelamatan arsip dalam berbagai format penyimpanan yang akan berguna sebagai bukti historis bagi generasi akan datang. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan setting penelitian pada 21 instansi publik di Yogyakarta. Penulis menemukan bahwa terdapat masalah keamanan dan temu kembali arsip pada instansi publik yang di observasi. Hal ini merupakan dampak dari kurang sesuainya manajemen penyimpanan arsip secara umum, dimana arsip diletakkan pada pusat arsip, gudang dan basement yang kurang memadai. Di sisi lain, perkembangan teknologi memunculkan tantangan baru dalam pengelolaan tempat penyimpanan, sehingga arsiparis perlu merencanakan pusat data. Arsiparis berada dalam posisi sulit dikarenakan masih harus meneyelesaikan permasalahan arsip konvensional, sehingga perencanaan pusat data arsip elektronik.Pada akhirnya, penyelamatan arsip dalam berbagai format perlu dipersiapkan, baik pusat arsip maupun pusat data. Tempat penyimpanan arsip yang dapat mengakomodir berbagai format dan kebutuhan instansi, akan berdampak positif bagi kelancaran tugas sehari-hari pada instansi pemerintah dan layanan kepada publik.

Making Applications for Archiving Incoming and Outgoing Letters at Pt Felixindo Jaya Perkasa Base on Vba Excel

“…Namun, adanya EFS belum tentu membuat pengelolaan dokumen menjadi efektif dan efisien. Faktanya, perusahaan yang sudah memiliki pusat arsip cenderung melakukan pengarsipan elektronik dengan seadanya (Sari et al, 2019). Sistem yang dibuat dengan seadanya akan merugikan perusahaan ketika memerlukan pencarian dokumen lebih lanjut.…”

Kepatuhan Functional Requrements Hak Akses pada Electronic Records Management System Arteri.

“…Namun penting diperhatikan bawah hal tersebut bisa terjadi jika kebijakan organisasi membolehkan dan mengizinkan, karena kebijakan untuk menentukan hak akses arsip berada pada lingkup penciptaan. Untuk itu banyak hal perlu dipertimbangkan dalam membuat atau Menyusun kebijakan terakit hak akses seperti identifikasi ketentuan hukum; analisis fungsi unit kerja dalam organisasi; analisis job description serta analisis risiko sehingga dapat ditentukan kategori klasifikasi keamanan dan hak akses arsip (Sari, 2013).…”

Analysis of archives management in the administration section in elementary schools

“…In order for the management of archives to run well and be able to help the smooth running of public elementary schools in achieving their goals, the archival system must be fixed (Astuti et al, 2020), and modified with a system that is more suitable and in accordance with the needs of public elementary schools (Azhari & Wicaksono, 2017;Rismayeti et al, 2020). Thus, the field of archiving is also an important field and just as important as other fields (Sari et al, 2019), so this field should not be ignored and not just anyone is placed in this position (Hau et al, 2020).…”